Dépôt, instruction, sélection, notification, convention, demande de paiement, contrôle

Demande de subvention

Le dossier complet de la pré-demande de subvention (volet qualitatif et volet financier) est à transmettre à la Cellule FESI environ trois mois avant la date de la commission technique académique (C.T.A.) qui examine les dossiers.

La demande de subvention est à saisir dans le portail E-Synergie environ un mois avant la date de la commission technique académique (C.T.A.) qui examine les dossiers.

Il est nécessaire de s'informer des dates de C.T.A. et des dates limites de dépôt du dossier de demande de subvention.

En raison de la mise en place de la dématérialisation pour la programmation 2014/2020, la saisie s'effectuera dans le portail E-Synergie et l'ensemble des pièces devra être adressé au format numérique.

L'instruction

L'instruction est réalisée par la responsable de la Cellule FESI et un contrôleur.

Elle permet de vérifier :

• L'éligibilité des actions, des publics et des dépenses ;
• L'adéquation avec la politique académique ;
• La prise en compte des obligations liées à un cofinancement F.S.E. / FEDER (communication/publicité, principes horizontaux, plus-value du F.S.E. / FEDER, mise en œuvre de partenariats).

La sélection des projets

Les dossiers sont examinés par la Commission Technique Académique qui se réunit environ deux à trois fois par an.

Les dossiers obtiennent un avis favorable en fonction de leur adéquation avec la stratégie académique et la politique d'action du F.S.E. / FEDER, la faisabilité pédagogique et financière du projet.

La C.T.A. est placée sous l'autorité de la rectrice de l'académie.

Notification et convention

Après l'acceptation du dossier de demande d'aide européenne en C.T.A., une notification est transmise au porteur de projet. Elle précise à quelle hauteur le projet sera cofinancé par le F.S.E. / FEDER et les dates d'éligibilité des dépenses.

Ensuite, le représentant légal de la structure signe une convention avec le directeur du GIP - F.C.I.P.

Avenant(s)

Au cours de la réalisation de son projet, le porteur doit contacter la Cellule en cas de modifications de son projet portant sur les actions, la durée, le plan de financement... afin de les formaliser dans un avenant à la convention.

Visite sur place

Un projet peut faire l'objet d'une visite sur place pendant la durée de l'opération ; dans ce cas, le porteur est contacté par le contrôleur Fonds Structurels Européens pour fixer une date de rendez-vous. Durant la visite, ce dernier vérifiera les points suivants :

• Le contenu de l'opération : est-il conforme ou non à ce qui a été conventionné ?
• Les modalités d'exécution : le calendrier prévisionnel, les actions prévues... sont-ils conformes au conventionné ?
• L'obligation de publicité est-elle respectée ?
• Les outils de suivi et d'enregistrement des participants sont-ils fiables ?
• La qualité des dossiers de gestion permet-elle d'assurer la traçabilité des dépenses éligibles ?

Demande de paiement

Le porteur doit effectuer dans le portail E-Synergie, dans les quatre mois au maximum après la fin de la réalisation de son projet, sa demande de paiement comprenant :

• Un bilan qualitatif :
  • compte-rendu synthétique des actions réalisées en lien avec le projet initial et explication des écarts ;
  • preuves de mise en œuvre de la publicité européenne auprès des acteurs et/ou bénéficiaires de l'opération ;
  • indicateurs quantitatifs et qualitatifs.
• Un bilan financier :
  • justificatifs des dépenses et des ressources, justificatifs de mise en concurrence, factures, bulletins de paie, fiches temps... ;
  • justificatifs de paiement ou d'encaissement : mandats, attestations de l'agent comptable ou du commissaire aux comptes...

La Cellule FESI accompagnera le porteur de projet dans l'élaboration de sa demande de paiement jusqu'à sa finalisation et son dépôt dans le portail E-Synergie.

En raison de la mise en place de la dématérialisation, la saisie s'effectuera dans le portail E-Synergie et l'ensemble des pièces devra être adressé au format numérique.

Contrôle de Service Fait (C.S.F.)

La demande de paiement est examinée en détail par le contrôleur Fonds Structurels Européens, qui vérifie la réalisation des actions et la cohérence entre le qualitatif, le quantitatif et le financier ; il contrôle aussi les pièces justificatives comptables et la publicité européenne.

A l'issue du contrôle, il adresse au porteur un certificat de C.S.F. indiquant le montant F.S.E. / FEDER qui lui sera remboursé.

Paiement

Le paiement du F.S.E. / FEDER dû a lieu après le C.S.F.